事務局代行の思い出
片 岡 謙 一
昨年のお盆明けより、突然事務局に詰めるこ
とになりました。昨年の盆明け、羽嶋幹事よ
り、「阿部さんが入院した」との連絡がありま
した。それが、半年以上に渡る苦しみの幕開け
でした。阿部さんの状態もわからず、入院期間
も不明でしたから、幹事と相談してとりあえ
ず、毎日1時間は事務局に行って、書類のチェッ
クをしょうということになりました。事務局に
行き、パソコンを立ち上げ、メールをチェック
すると、まず、山のような迷惑メールが届いて
いました。削除しようかとも考えましたが、ふ
と、RIのことを思い出し、「もしかしてRIから
は英語で届くかも」と思い直し、一応タイトル
ぐらいは確認しながらメールチェックをしてい
きました。
次は、毎週の仕事の週報です。近藤印刷さん
に電話をして、作業スケジュールを確認しつつ
原稿作りに入りました。昔の週報をみながら、
そして本年度のプログラムを見ながら作業を進
めていきます。ここで考え込んだのが出席状況
です。普段はあまり考えたこともなかったので
すが、メーキャップの消込とか、出席率の計算
方法とか細かいことが出てきます。締切遅れと
か、ギリギリの修正など近藤印刷さんには大変
ご迷惑をおかけしました。
次は郵便物です。ほぼ毎日、よくわからない
郵便物が届くのですが、仕分けがわからない物
が多く、会長・幹事・各理事に確認しながら対
処していきましたが、漏れがあったような気が
します。本来は例会内で表彰すべきものも本人
に直接渡してしまったりしていたことが本年度
の例会を見ていて気が付きました。黙っていま
したが…。
例会準備も意外と大変で、まずホテルから人
数の確認をしてきます。最初のうちは一生懸命
考えていたのですが、慣れてくると勘で答えら
れるようになりました。とはいえ、月初第1例会
では投げ込みがたくさんあったり、BOXのうち書
類が入れにくい場所があるのは、みなさんご存
知でしょう。
1か月過ごしたのちに末松さんに参戦頂きまし
た。それからの話は次回へ。
いずれにしても、わからない業務をこなしな
がら、皆様には突然のお願いをすることも多か
ったのですが、快く引き受けてくださり、本当
に助かりました。
